En cette quatrième semaine de confinement, nous allons nous intéresser à la gestion des forces vives de l’entreprise. « Quel est l’impact de la crise sur le personnel ? » et « Comment gérer au mieux les équipes dans ce contexte particulier ? » sont les questions phares auxquelles nous allons tenter de répondre.

Nous allons apporter des réponses à la première question en évoquant deux chiffres. Premièrement, Nathalie Muylle, ministre fédérale de l’emploi, a fait savoir que ce n’était pas moins de 1,25 millions de travailleurs qui étaient actuellement en chômage temporaire. Ce chiffre est d’autant plus parlant qu’il représente un tiers des travailleurs belges.

Dans une étude de l’Union Wallonne des Entreprises consacrée aux PME, 60% des répondants ont recours au chômage temporaire. Il est clair que la diminution de la demande et les problèmes de chaîne d’approvisionnement couplés à la trésorerie parfois fragile de ces entreprises les rendent plus exposées en ces temps de crise.

Le second chiffre important concerne le homeworking (ou télétravail) : actuellement, près d’un travailleur sur deux opère depuis son domicile. En effet, pour des raisons sanitaires évidentes, le personnel a été de plus en plus contraint de prester à distance lorsque le poste le permettait.

Pour les entreprises qui peuvent encore fonctionner et pour les travailleurs dont la fonction ne permet pas le homeworking, les prestations sur site sont autorisées pour peu que l’employeur assure la sécurité et notamment la distanciation sociale, ainsi que le respect des mesures d’hygiène.

Bref, le personnel voit de profondes modifications dans ses habitudes de travail auxquelles il faut ajouter un impact psychologique non négligeable.

Les travailleurs qui continuent à se rendre sur leur lieu de travail craignent de contracter le virus et de contaminer les membres de leur famille. Malgré l’utilité sociale qui découle des prestations de ces travailleurs, l’ombre du virus plane sur eux causant stress et anxiété.

De leur côté, les télétravailleurs doivent continuer à contribuer à l’entreprise tout en s’adaptant à une nouvelle manière de fonctionner, de nouveaux outils… Certains n’ont pas accès à l’infrastructure adéquate pour travailler de manière optimale, ce qui génère du stress. Pour d’autres, il y a une impossibilité de faire garder les enfants ce qui implique de devoir s’en occuper tout en travaillant. Là encore, la concentration diminue, le stress monte et les nerfs sont mis à rude épreuve.

Pour faire face, les équipes vont se tourner vers le management vis-à-vis duquel elles attendent un  support. Leadership, communication et empathie seront donc les maîtres mots de la direction pour répondre aux attentes du personnel.

Quelles sont les pistes pour gérer au mieux son personnel en ces temps de crises ?

Analyser la situation du personnel par segments

• Il s’agira d’identifier les postes essentiels au bon fonctionnement de l’entreprise et de savoir comment ils doivent s’adapter pour pouvoir continuer à opérer.
  • Quelles sont les fonctions essentielles qui ne peuvent pas travailler à distance ?
  • Quelles sont les fonctions essentielles qui peuvent travailler à distance ?
  • En plus de l’analyse par segment, il faudra s’attarder sur les membres du personnel qui ont été exposés durant les semaines précédentes (voyage dans une zone contaminée, rencontre avec des personnes à risque, …) et décider si oui ou non, ils comportent un risque pour eux-mêmes et les autres collaborateurs.
  • En cette période de crise, il est d’autant plus important de porter une attention toute particulière au plan de succession. Ce dernier a pour objectif de définir qui prendra en charge telle ou telle position si son détenteur venait à tomber malade ou face à toute autre incapacité de travail.

Élaborer plusieurs scénarios concernant le personnel en se basant sur l’analyse des risques et les hypothèses d’évolution de l’activité

• Comment va évoluer le besoin de main d’œuvre pour chaque activité ?
  • Si jamais le personnel vient à manquer pour telle fonction, quelles sont les alternatives ?
  • Si jamais le volume d’activité chute drastiquement, quels moyens sont disponibles pour une réduction temporaire de la main d’œuvre ?
    • Chômage temporaire
    • Congé sans solde
    • Solde de congés à récupérer
    • ...
  • Comment doit évoluer le recourt aux intérimaires et à la sous-traitance ?
  • À ce stade, il est recommandé de déjà penser à l’après COVID-19 et à l’implication sur le personnel, qu’aura la relance.

Définir sa stratégie de communication

• Le personnel doit avoir en permanence accès à de l’information sur la situation sanitaire, les protocoles et les règles de conduite à adopter.
  • Il est recommandé de créer un canal de discussion interne « COVID-19 » où les employés peuvent s’exprimer, obtenir des réponses et recevoir de l’information.
  • La communication vers le personnel doit être la plus transparente et claire possible.
  • Si l’entreprise multiplie les échelons hiérarchiques, la direction doit présenter cette stratégie de communication aux différents managers et s’assurer qu’ils l’aient bien compris. Cela permet de vérifier qu’ils communiqueront le bon message.

Définir les protocoles opérationnels pour le travail sur site

• Comment aménager les process pour garantir la santé/sécurité du personnel ?
  • À quelles règles d’hygiène et de sécurité le personnel va-t-il être soumis ?
  • En cas de contamination d’un travailleur ou d’un membre de sa famille, quel est le protocole à mettre en place ?
  • Quels sont les besoins techniques pour assurer la sécurité et l’hygiène ?
  • Notons qu’il peut être judicieux d’inclure le personnel dans la définition des protocoles. En effet, nul ne connait mieux le métier d’un travailleur que lui-même.

Définir sa stratégie pour le travail à distance

• Quelles sont les attentes en termes de performance ?
  • Dans un premier temps, il s’agira de revoir le niveau de performance prévu pour tenir compte de la transition vers le télétravail et d’autres facteurs qui peuvent impacter la performance individuelle (enfants à charge, manque d’infrastructure optimale au domicile, …)
  • Quelles technologies doivent-être déployées pour assurer un travail à distance optimal ?
    • Un réseau optimisé (tous les télétravailleurs ont-ils accès au réseau de l’entreprise à distance ? Si non, faire le nécessaire pour que cela soit le cas).
    • Le matériel & les logiciels (les télétravailleurs ont-ils le matériel nécessaire pour pouvoir travailler depuis leur domicile ?).
      • Le device-as-a-service peut être envisagé pour ne pas investir dans du matériel.
• Les outils collaboratifs (quels outils vont être utilisés pour permettre de travailler de manière collaborative ? Slack ? Skype ? Zoom ? Microsoft Teams ? ...)
  • La cybersécurité est-elle assurée ? Si non, il faudra la mettre à jour au plus vite.
  • Il est recommandé de mettre en place un support d’aide technique/help desk et de le rendre disponible pour les télétravailleurs.
  • Pour s’assurer que le personnel adhère aux nouvelles pratiques et s’adapte correctement, le leadership doit d’une part, jouer le rôle de modèle de bonnes pratiques et d’autre part, faire du monitoring. Il faudra veiller à communiquer, voire à surcommuniquer pour assurer une bonne transition.
  • Définir les process liés au télétravail (conference call, …) et les bonnes pratiques pour que ce dernier soit optimal.
  • Veillez à prévoir des moments de détente virtuel entre les équipes afin de garder un bon team spirit.

Définir la ligne de conduite du leadership (communication, transparence, flexibilité, empathie…)

Nous pensons que l’ensemble des actions citées ci-dessus sont des démarches qui permettront aux entreprises d’assurer une bonne gestion de leur personnel en temps de crise.

Comme tout chef d’entreprise le sait, la contribution et l’implication du personnel est indispensable pour qu’une organisation excelle dans la réalisation de ses activités. Il est donc essentiel que les travailleurs puissent prester dans des conditions optimales de sécurité et d’hygiène.

Florian Deschamps - Business Consultant

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